打ち合わせが苦手ですか?打ち合わせは練習できる!!【RedoIT台本のご紹介】

※ この記事は RedoIT で制作している台本の紹介記事です。

みなさんこんにちは。福田( @1yaan )です。

IT エンジニアがフリーランスになることが難しい理由の1つに打ち合わせ・折衝・会話があります。
頭のいい人が多い IT エンジニアが、なぜ打ち合わせが苦手なのでしょうか?

予測できない会話

IT エンジニアの多くは、打ち合わせの後半になると話し始める人が多いと思います。
そして、お金の話を怖がってしまう人も多いでしょう。

営業の人であれば、「氷を壊す」意味のアイスブレイクトークで、まずは相手の心を自分に向けさせます。
そして最後は「契約」すなわちクロージングです。

アイスブレイクとクロージングは、会話の始めと終わりなのですが、この2つに共通することがあります。
それは、

「学校で習っていない!!」

そうなんです。

このアイスブレイクとクロージングは、学校の授業では教えてくれません。

学校では教えてくれないアイスブレイクとクロージング

授業で隣の人と会話をする場面を思い浮かべてください。
先生がこう話し出します。

「はい、それでは○○について、隣の人と意見を出し合おう。」

(5分後)

「はい、やめてください。それではみんなの意見を聞きたいと思います。永井と福田はどんな話だった?」

私たちは話し合った内容をクラスに伝えます。

この授業風景で問題にしなければならないことは、まずアイスブレイクがありません。
二人は必ず(多少の)面識があり、そしてテーマがあります。

次に、クロージングがありません。
だいたい、先生が「みんなはこういう意見が多かった。先生はこう思う。」と話して終わりです。

学校では、アイスブレイクとクロージングは教えてくれないんです。

秘密兵器「台本」

IT エンジニアになり、はじめの頃は技術ばかりに傾注することと思います。
気がつくと部下も少しずつ増え、お客様との交渉をすることになっていきます。

ここでやっと気がつきます。
自分が打ち合わせ苦手なんだよなって。

もう30手前で部下もいて、打ち合わせが苦手だと言えない。
どうしよう。

そこで、RedoIT では 台本 を準備することにしました。

台本でそんなに効果があるの?と言われるかもしれません。
どうして台本でアイスブレイクとクロージングが苦手な自分たちが楽になるのか、3つの効果をお伝えします。

  1. お客様に事前にお渡しし、「この流れで進めます」と宣言している。
  2. アイスブレイクとクロージングが含まれている。
  3. 技術の話は、相談の流れが書いている。

台本の3つの効果

1 お客様に事前にお渡しし、「この流れで進めます」と宣言している。

台本とは、自分たちだけのものではありません。
お客様も巻き込み、この会議全体の進行を表現するものになっています。

私たちが打ち合わせが苦手だなと思っているように、もしかしたら相手の担当者さんも苦手意識があるかもしれません。

もし私たちがお話しする内容を、担当者さんに事前にお伝えすることができたらどうでしょうか?

そして、2回目、3回目もまた同じような流れでお話ししてくれたらどうでしょうか?

担当者さんが変わっても、話す内容はほぼ同じです。
台本があることで、非常に安心できる打ち合わせになります。
伝え漏れも減ります。
この話の中では不十分だと思われる部分は、事前にどういう風に伝えればいいのか、考えることができます。

2 アイスブレイクとクロージングが含まれている。

先ほど学校ではアイスブレイクとクロージングは教えてくれないというお話しを書きました。

それでは、アイスブレイクとクロージングは、どうやって学べばいいでしょうか?
技術者なら「仮説」「実行」「検証」ですよね!

台本にはすでに、アイスブレイクとクロージングの内容が書かれています。
これが仮説になります。
打ち合わせが苦手なみなさんは、まずは台本を読むことで、今日お話しする内容を事前に知ることができます。

その場で考えないといけないアイスブレイクや、非常に緊張する契約書への押印の流れは、考えて臨む必要はありません。
全部が台本にかかれています。

そして打ち合わせ当日に、そのままの内容を笑顔で読みましょう。
最後に終わった後、どうだったかなと検証してみてください。

台本を読むことで、アイスブレイクとクロージングを事前に何度も練習することができます。

もしアイスブレイクに書かれていることがうけなくても、それは台本のせいなので、気にする必要はありません。(もしうけなかったら、台本のせいです。)

3 技術の話は、相談の流れが書いている。

この台本では、肝心の技術の話については「こうやって相談しよう」としか書いていません。

なぜなら、IT エンジニアならば、自分の得意な領域、やったことがある領域に対する知見にあふれていると思ったからです。

私たちが台本を通じて、例えば使うフレームワークが固定されていたり、DBやSaaSが決まっていたりしたら、せっかくみなさんが持っている技術が腐りますし、普段考えていた最高の技術に到達できません。

RedoIT は短期の仕事を請け負っています。そのため、技術のルールが1つだけあります。「1回もやったことが無いものは、お客様で試さない。」というルールです。
例えば、4人全員がVuejsの経験が無いのにフロントエンドをVuejsにするようなことはやめましょう。

構築したことがある、仕事で使ったことがあるなど、スピードが出せるものが望ましいです。
そして、誰かがやったことがなくて、誰かがやったことがある場合は、非常に望ましい環境だなと私は思います。

まずは台本を読んでみてください!

こうやって見ると、台本はとても有意義でありますが、かゆいところには手が届いていないように思われるかもしれません。

しかし、やり取りの核心である依頼主様からの要望を聞いて、提案する部分以外のすべてを網羅しています。私たちが苦手なのは、技術以外のすべてのアイスブレイクとクロージングの部分だけです。その部分ですら、何回か台本を読み、他の人が同じ台本を読んでいるところを聞いていれば、自然と身についてきます。これは某英語教材のスピード●ーニングと同じメソッドです。

学校では教えてくれなかった打ち合わせのアイスブレイクとクロージングも、台本でしっかりカバーします。

ぜひ一度、PDF を読んでみてください!

※ この台本は、RedoIT で仕事を引き受けていただいた IT エンジニアさんには、製本済みのものを一部ご自宅へ送付します。

 

この台本は、初日にお客様とお会いして、契約を決定するときの台本です。
ぜひみなさんからのご意見をお聞かせください。

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